Prospettiva del project management di eventi culturali

a cura di Renza Cerri

 

La creazione e gestione di eventi culturali secondo le regole del project management passa attraverso sei fasi:

  1. ideazione
  2. attivazione
  3. pianificazione
  4. attuazione
  5. completamento
  6. valutazione

La prima fase (ideazione) è all’origine di tutto: spesso è solo un’intuizione, attraverso cui vengono percepiti da una parte i bisogni, dall’altra le sollecitazioni culturali provenienti da un contesto, un territorio, i soggetti con cui si ha a che fare, ecc. Gradatamente prendono forma gli obiettivi, aperti e “in movimento”. E’ qui fortemente sollecitata l’attitudine pedagogica che, di fronte all’ipotesi della progettazione di un evento, si interroga sull’esigenza culturale, sull’obiettivo formativo, sulle azioni congruenti, sulla sensibilizzazione del territorio, sul setting, sul ciclo di vita dell’evento stesso. Come per tutte le fasi è previsto un elemento di output (uscita, esito, rendicontazione, ecc.). L’esito concreto della fase ideativa è la stesura di una bozza di progetto. Il ruolo dell’educatore che assume le vesti del responsabile di progetto e dell’organizzatore dell’evento è quello dialettico di facilitatore impegnato a collegare tutti gli elementi sorgivi e iniziali del lavoro, persone, elementi culturali, strutture ecc.. Occorre precisare che in letteratura e nella prassi del project management tutti gli output qui segnalati come esiti delle varie fasi, sono la necessaria rendicontazione ad eventuali committenti  o documenti interni di processo per il team organizzativo. In ambito educativo hanno differente cogenza ma – nella logica della documentazione come essenziale traccia di lavoro – restano strumenti importanti

La fase di attivazione costituisce il passaggio ineludibile tra il pensato e il realizzato: occorre valutare la fattibilità del progetto raccogliendo tutte le informazioni possibili circa le risorse (culturali, creative, umane, finanziarie, ecc.) disponibili, individuando anche le esigenze da colmare prima di poter procedere e i modi per farlo. L’output tecnico è un documento di progetto preordinato alla fase successiva. Infatti, la pianificazione è il momento in cui effettivamente si stende il progetto con l’individuazione di tutti i passaggi esplicitati in un piano operativo che tiene conto dei criteri culturali, di quelli pedagogici, delle variabili relative all’utenza, ai luoghi e ai tempi, alle risorse e ai vincoli presenti. La pianificazione di un evento culturale in ambito educativo mirerà tenere a tema le esigenze formative dello specifico contesto in cui si situa.

Attuazione e completamento sono due momenti della fase esecutiva del progetto, la vera e propria realizzazione dell’evento: si tratta di mettere in atto quanto progettato, accompagnando l’evento con feedback continui che consentano il costante adattamento reciproco tra chi vive l’esperienza e i contenuti e i modi della stessa. Il completamento si riferisce all’adempimento delle routines burocratiche e amministrative indispensabili alla realizzazione dell’evento (rispetto delle norme, permessi, assicurazioni ecc.). In questo caso l’output è la realizzazione stessa e il risultato raggiunto, l’esito documentale è il report periodico di quanto avviene durante la realizzazione dell’evento.

E’ indispensabile, infine, predisporre un dispositivo di valutazione dell’evento, che si configurerà diversamente a seconda che questo sia un evento culturale in senso proprio (questo caso la valutazione sarà qualitativa e quantitativa, impiegherà le strategie della customer satisfaction, dell’analisi degli impatti, della rendicontazione ai committenti ecc.) oppure che il suo profilo ricada nell’area di intervento socio-educativo. In questo caso, accanto all’impiego eventuale delle modalità standard del project management, occorrerà che la valutazione si dispieghi come riflessione articolata e condivisa da tutti i soggetti coinvolti sul progetto e sull’esperienza, certamente evitando con cura tutte le forme tradizionali di valutazione degli esiti “oggettivi” e “apprenditivi”.

 

 


 

BIBLIOGRAFIA

Argano L., Bollo A., Dalla Sega P., Vivalda C., Gli eventi culturali. Ideazione, progettazione, marketing, comunicazione, FrancoAngeli, Milano, 2005.
Argano L., La gestione dei progetti di spettacolo. Elementi di project management culturale, FrancoAngeli, Milano, 20046.
Morelli U. De Fino G., Management dell’arte e della cultura, FrancoAngeli, Milano, 2010.

 

Esemplificazioni in ambito educativo
Piana S., Le classi della montagna, in SIM, n.9, 2014-15, pp. 80-83.
Musso M., L’evento culturale come risorsa per la scuola, Ivi, pp.87-90.
AA.VV., Una ricerca, in Cerri R., Eventi culturali e percorsi di formazione, op.cit., pp.257-287.

 

 

Risorse informatiche consultabili:

http://www.fitzcarraldo.it/homepage.html
http://www.eccom.it
http://cultureactioneurope.org
http://www.beniculturali.it/mibac/export/MiBAC/index.html
http://www.encatc.org/pages/index.php